Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams steht, ist die Demando GmbH, Europaallee 10, 67657 Kaiserslautern, vertreten durch den Geschäftsführer Herr Berthold Willig, E-Mail: info@demando.de.

Hinweis: Sofern Sie die Website von Teams aufrufen, ist der Anbieter von Teams (Microsoft Corporation) für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Website ist für die Nutzung von Teams jedoch nur dann erforderlich, wenn Teams online und nicht als Teams-App (z. B. für Windows, MacOS, iOS oder Android) genutzt wird.

Wenn Sie die Teams-App nicht nutzen möchten oder können, sind die Funktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die ebenso über die Website von Microsoft bereitgestellt wird.

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie unter datenschutz@demando.de erreichen.

Bei der Nutzung von Teams werden verschiedene Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Teams-Meeting“ zur Verfügung stellen.

Insbesondere folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Nutzer[1]: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), Profilbild (optional), Abteilung (optional), Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird);
• Metadaten: Thema des Meetings, Beschreibung;
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Teams-Meeting“ die Chat-Funktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Teams-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.

Wenn wir „Teams-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und um Ihre Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Teams-App angezeigt. Ebenso werden wir Ihnen vorab mitteilen und um Ihre Zustimmung bitten, wenn wir die Besprechung transkribieren möchten.

Sofern eine Aufzeichnung erfolgt, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Chats.

Sofern eine Transkription erfolgt, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Umwandlung der Audio-Signale in ein dauerhaftes Textdokument (Speicherung als Datei, meist im VTT-Format; Export in andere Formate möglich), Sprecher-Identität und Zeitstempel zur exakten zeitlichen Einordnung jedes Satzes im Transkriptionsprotokoll.

Hinweis:

Wir weisen Sie darauf hin, dass durch die Demando GmbH die Benutzung des Chats nicht beeinflusst werden kann. Ebenso weisen wir daraufhin, dass über den Chat durch den Nutzer eingegebene Daten (wie z. B. der Austausch von E-Mail-Adressen im Chat) auf eigene Gefahr und eigene Verantwortung freiwillig geteilt werden. Der Chat ist für jeden Teilnehmer einsehbar.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Demando GmbH verarbeitet werden, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Arbeitsvertrag). Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Teams-Meetings“.

Gegenüber Kunden und sonstigen Teilnehmern ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Teams-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder, auf Anfrage des Interessenten, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen durchgeführt werden.

Sollten Aufzeichnungen und/oder Transkriptionen vorgenommen werden, geschieht diese Verarbeitung nur auf Grundlage einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. In diesem Fall informieren Sie vorab per E-Mail.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Teams-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern diese Daten nicht ausdrücklich zur Weitergabe bestimmt sind. Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns erfolgt innerhalb der Demando GmbH nur an die Abteilungen, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Der Anbieter von Teams (Microsoft) erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses mit Microsoft vorgesehen ist. Weitere Informationen zum Datenschutz von Microsoft erhalten sie hier:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

https://www.microsoft.com/de-de/trust-center

Im Rahmen der Nutzung von Teams werden personenbezogene Daten an die europäischen Rechenzentren der Microsoft Ireland Operations, Ltd. übermittelt und dort gespeichert. Jedoch ist ein Zugriff von Personen aus einem Drittland nicht auszuschließen, da der Support auch von Microsoft Mitarbeitern erfolgen kann, die nicht in der europäischen Union ihren Sitz haben. Zudem kann nicht immer garantiert werden, dass die Verarbeitung bei Nutzung einzelner Funktionen ausschließlich in der geografischen Region des Kunden stattfindet. Insbesondere bei KI-Funktionen wie Transkription kann eine Verarbeitung auch in den USA erfolgen. Die Demando GmbH beachtet dabei die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 bis 50 DSGVO. Die hierzu notwendigen Verträge wurden mit Microsoft abgeschlossen. Soweit eine Übermittlung in Drittstaaten technisch und organisatorisch eingeschränkt werden kann, hat die Demando GmbH entsprechende Maßnahmen getroffen.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erbringung der damit verbundenen vertraglichen Leistungen erforderlich ist. Hiervon umfasst ist neben der Dauer der eigentlichen Geschäftsbeziehung auch die Datenverarbeitung im Rahmen der Anbahnung und Abwicklung von Verträgen. Daneben unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus steuerrechtlichen Vorschriften (Abgabenordnung – AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen i. d. R. sechs (6) bis zehn (10) Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) i. d. R. drei (3) Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig (30) Jahre betragen können.

Weitere Informationen hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer der von Microsoft verarbeiteten Daten erhalten Sie hier:

https://learn.microsoft.com/de-de/compliance/assurance/assurance-data-retention-deletion-and-destruction-overview

Sie müssen im Rahmen eines Teams-Meetings nur die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Nutzung dieses Dienstes erforderlich sind. Um dem Grundsatz der Datenminimierung nachzukommen, wird die Demando GmbH bestimmte Teams-Funktionen vorab deaktivieren, sofern dies aus datenschutzrechtlicher Sicht notwendig und aus technischer und organisatorischer Sicht möglich ist.

Zur Begründung und Durchführung eines Teams-Meetings nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO.

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling“ gemäß Art. 4 Nr. 4 DSGVO).

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten und das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) über diese personenbezogenen Daten. Daneben steht Ihnen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO) zu, sowie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) der personenbezogenen Daten einzulegen, bzw. die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Datenübertragung (Art. 20 DSGVO) zu fordern. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich im Falle von Datenschutzverletzungen bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).